Zavodi za izvršenje krivičnih sankcija vode evidencije, glavne knjige i pomoćne evidencije, ručno i elektronski. Zavodi vode evidencije o licima prema kojima se izvršavaju krivične sankcije i primenjuju mere, o osobama koje posećuju zavod, kao i o postupcima i događajima u zavodu značajnim za izvršenje sankcija; te evidencije sadrže podatke o ličnosti, izrečenoj sankciji i meri i podatke značajne za njihovo izvršenje.
Evidencije o izrečenim sankcijama i merama i o licima lišenim slobode vode se kroz glavnu knjigu. Glavna knjiga obuhvata matičnu knjigu (prema vrsti krivične sankcije ili mere) i lični list, koji sadrži dosije osuđenog u koji se ulažu svi dokumenti, odluke i rešenja od značaja za izvršenje kazne; upisuju se i podaci o ličnosti članova porodice lica lišenog slobode. Pomoćna knjiga evidencija vodi se o postupcima i događajima od značaja za izvršenje sankcija i o osobama koje posećuju zavod ili lica lišena slobode.
Kao pomoćne knjige vode se, između ostalog: evidencija dnevnog brojnog stanja, rokovnik isteka kazne, evidencija izvršenih bekstava, evidencija umrlih lica, evidencija prekida kazne, evidencija uslovno otpuštenih, evidencija disciplinskog kažnjavanja, evidencija primene sredstava prinude i druge. Prema Zakonu o izvršenju krivičnih sankcija postoje zavodi: kazneno-popravni zavod i okružni zatvor, kazneno-popravni zavod za žene, kazneno-popravni zavod za maloletnike, Specijalna zatvorska bolnica i vaspitno-popravni dom.