Dokumentarni materijal su podnesci, akti, prilozi, fotografski i fonografski snimci, mikrofilmovani i drugi zapisi, kao i elektronska pošta upućena organu. Podnesak je vrsta dokumentarnog materijala — svaki zahtev, obrazac, predlog, prijava, molba, žalba, prigovor i drugo saopštenje kojim se lica obraćaju organima. Akt je vrsta dokumentarnog materijala kojim organ pokreće, dopunjuje, menja, prekida ili završava službenu radnju.
Prilog je vrsta dokumentarnog materijala ili fizički predmet koji se prilaže uz podnesak ili akt radi dopunjavanja, objašnjenja ili dokazivanja sadržine. Predmet je skup svih vrsta dokumentarnog materijala (podnesaka, akata i priloga) koji se odnose na isto pitanje i čine jedinstvenu celinu. Katalog postupaka je evidencija o svim upravnim i vanupravnim postupcima, sa šifarnikom i vrstom materijala i rokovima čuvanja. Pisarnica je organizaciona jedinica gde se obavljaju poslovi kancelarijskog poslovanja.
Administrator organa je ovlašćeno službeno lice koje obavlja poslove u skladu sa zakonom o elektronskoj upravi. Pisar je ovlašćeno službeno lice koje obavlja poslove kancelarijskog poslovanja. Obrađivač predmeta je ovlašćeno službeno lice koje vodi upravni i vanupravni postupak. Sistem za upravljanje dokumentima je softversko rešenje za upravljanje materijalom u Pisarnici. Učesnik je organ ili lice koje komunicira sa organom. Arhiva je deo Pisarnice u kojem se čuvaju arhivirani predmeti.