Administrator organa u obavljanju poslova u okviru Pisarnice i Sistema za upravljanje dokumentima upravlja nalozima ovlašćenih lica koje je odredio organ, vodi šifarnik kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i prijavljuje tehničke probleme nadležnom organu radi njihovog otklanjanja.
Šifarnik kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja administrator organa vodi u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Ta lista kategorija utvrđena je Uredbom o klasifikaciji dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.