Osnovni upis je postupak koji se pokreće u zakonskom roku za prijavu i upis određene činjenice, po čijem se sprovođenju i meritumu vrši evidentiranje podataka u matičnu knjigu, na osnovu čega nastaju ili se gube određena svojstva i ovlašćenja subjekta upisa. Upravni postupak osnovnog upisa činjenice rođenja pokreće nadležni organ, a može ga pokrenuti i stranka (najčešće u vidu procesne zajednice, jer roditelji imaju stranačku legitimaciju); za pokretanje je neophodna i prijava denuncijanta (zakonom ovlašćenog prijavioca), koja se izdaje na propisanom obrascu i predstavlja javnu ispravu. Kod blagovremene prijave rođenja u zdravstvenoj ustanovi sprovodi se poseban ispitni postupak: podaci o rođenju (dan, mesec, godina, čas i mesto rođenja i pol deteta) utvrđuju se na osnovu prijave rođenja zdravstvene ustanove, a ostale činjenice odgovarajućim javnim ispravama i izjavama stranaka.
Podaci o roditeljima koji su u braku utvrđuju se na osnovu prijave rođenja i izvoda iz MKV, a ako roditelji nisu u braku — iz prijave rođenja, izvoda iz MKR i izjave oca o priznanju očinstva odnosno majke o saglasnosti sa priznanjem. Lično ime deteta određuje se na osnovu sporazumne izjave roditelja (koja mora sadržati i izjavu o skraćenom ličnom imenu ako ime ili prezime ima više od dve reči, kao i sporazumnu izjavu o upisu ličnog imena na jeziku i pismu nacionalne manjine ako je takav zahtev istaknut); ove izjave se uzimaju na zapisnik. Usmena rasprava je centralna faza posebnog ispitnog postupka samo kada je potrebno razrešiti sporne činjenice uz učešće stranaka — po pravilu kad je sporna činjenica očinstva ili postoji spor o ličnom imenu deteta.
Kada se činjenica očinstva ne može utvrditi pred prvostepenim organom (muškarac koga je majka označila kao oca ne prizna očinstvo ili majka ne dâ saglasnost), organ upisuje u MKR samo nesporno utvrđene podatke, a stranke upućuje na sudski parnični postupak utvrđivanja očinstva; ako roditelji ne postignu sporazum o ličnom imenu, organ upisuje činjenicu rođenja bez ličnog imena i upućuje zahtev organu starateljstva da ime odredi. Ako roditelji u propisanom roku ne podnesu zahtev niti se odazovu pozivu, organ po službenoj dužnosti sprovodi postupak i okončava ga u roku od 30 dana od rođenja deteta upisom u MKR — taj neformalni akt ima karakter delimičnog rešenja, jer se ostali podaci utvrđuju naknadno; istovremeno sa činjenicom rođenja organ utvrđuje i državljanski status deteta.