Poslove kancelarijskog poslovanja organ obavlja preko jedinstvenog softverskog rešenja — Pisarnice i Sistema za upravljanje dokumentima, koji učesnicima omogućava praćenje toka predmeta dodeljujući mu odgovarajuće statuse uz kvalifikovani vremenski žig. Pisarnicu i Sistem uspostavila je Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu (nadležni organ), koja ih i tehnički održava preko Administratora Pisarnice.
Administrator Pisarnice ima značajnu ulogu: omogućava pristup Pisarnici i Sistemu administratorima drugih organa i njihovim ovlašćenim licima, kao i arhivisti nadležnog javnog arhiva. Rukovodioci organa imaju obavezu da imenuju administratora svog organa, odrede vrstu i obim ovlašćenja pisarima i obrađivačima i o tome bez odlaganja obaveste nadležni organ elektronskim putem.
Nadležni organ u roku od osam dana od prijema obaveštenja omogućava administratoru organa pristup Pisarnici. Ako se dva ili više organa opredele da zajednički obavljaju poslove, određuju zajedničkog administratora. Kada Uprava za zajedničke poslove republičkih organa obavlja te poslove za organe državne uprave, njen rukovodilac imenuje administratora organa.