Subjekt zaštite od požara (pravno lice) dužan je da vodi i čuva propisane evidencije iz oblasti zaštite od požara. Evidencije dokumentuju sprovođenje mera i omogućavaju praćenje i nadzor. Uredno vođenje evidencija je zakonska obaveza i dokaz da su mere zaista sprovedene, a ne samo propisane na papiru.
Vode se evidencije naročito o: osposobljavanju zaposlenih iz oblasti zaštite od požara; izvršenim pregledima, servisiranju i ispitivanju opreme i sredstava za gašenje (aparati, hidranti, stabilni sistemi, instalacije za dojavu); sprovedenim vežbama (naročito evakuacije); nastalim požarima i intervencijama; kao i o ispravnosti instalacija koje mogu biti uzrok požara. Evidencije se vode na propisan način i čuvaju u propisanim rokovima.
Evidencije moraju biti ažurne, tačne i dostupne inspekciji na uvid. One imaju dvostruku ulogu: dokaznu (da je subjekt ispunio obaveze) i analitičku (praćenje stanja, otklanjanje slabosti, analiza uzroka nastalih požara). Podaci o požarima koriste se i za statistiku i unapređenje sistema zaštite. Propust u vođenju propisanih evidencija predstavlja prekršaj. Uredne evidencije zaokružuju sistem zaštite od požara — od procene i plana, preko mera i obuke, do dokaza o sprovođenju.