Koncept kancelarijskog poslovanja zasnovan je na elektronskom poslovanju — svi procesi rada su automatizovani, od predaje zahteva (elektronski podnesak), preko vođenja evidencije (elektronska pisarnica), do opštenja organa i stranaka (prijem preko jedinstvenog elektronskog sandučića). Pošto se podnesci mogu predati i neposredno, poštom, preko DKP-a ili usmeno na zapisnik, propisima o kancelarijskom poslovanju uređeno je postupanje pisara sa podnescima u papirnom obliku i njihovo evidentiranje.
Početni korak je digitalizacija podneska, koja se vrši u skladu sa propisima o elektronskom dokumentu i arhivskoj građi. Novoprimljenom podnesku se u Pisarnici dodeljuje jedinstvena identifikaciona oznaka koja se upisuje na dokument i na papirni omot predmeta, kao i vreme prijema. Organ papirni podnesak može čuvati do roka iz Liste kategorija ili odrediti da se posle digitalizacije vraća podnosiocu. Pisar izdaje stranci odštampanu potvrdu o prijemu sa JIO i kvalifikovanim vremenskim žigom.
Postupak digitalizacije počinje skeniranjem materijala. Pri skeniranju pisar je dužan da proveri da li je digitalizovani dokument istovetan papirnom i da po potrebi ponovi postupak. Posle provere, digitalizovani materijal (sačuvan u pdf ili drugom formatu) potpisuje se ili overava kvalifikovanim elektronskim potpisom ovlašćenog lica ili pečatom organa, čime se potvrđuje istovetnost elektronskog dokumenta sa papirnim.