Podnesak i drugi dokumentarni materijal koji je primljen u papirnom obliku, posle digitalizacije i evidentiranja, ako nije vraćen stranci, odlaže se u Omot spisa.
Na Omotu spisa se iz Sistema za upravljanje dokumentima (Pisarnice) upisuje: vrsta predmeta (upravni ili vanupravni postupak), jedinstvena identifikaciona oznaka predmeta, jedinstvena identifikaciona oznaka podneska i drugog primljenog materijala u okviru predmeta, datum prijema sa Potvrde o prijemu, kao i naziv organa i organizacione jedinice.
Ako obrađivač predmeta, tokom vođenja postupka, primeti da digitalizovan materijal nije kompletan (nedostaje strana i sl.), označava u Pisarnici da je potrebno ponoviti digitalizaciju; pisar na osnovu jedinstvene identifikacione oznake uzima iz arhive papirni materijal, digitalizuje ga, prilaže u predmet uz izmenu datuma digitalizacije i papirni oblik vraća u Omot spisa.