Ako se pojedini predmeti ili delovi spisa izgube tako da se ni posle svestranog traženja ne mogu pronaći, ili se unište ili tako oštete da su neupotrebljivi, pokreće se postupak za obnavljanje. Postupak se pokreće na zahtev stranke, zainteresovanog organa ili po službenoj dužnosti.
Obnavljanje predmeta vrši se na osnovu prepisa ili fotokopija nestalih, oštećenih ili uništenih spisa koji se pribavljaju od imaoca potrebnih spisa. Po potrebi, za obnavljanje služe i saglasne izjave stranaka i njihovih zastupnika, svedoka i veštaka. Kada o pojedinim radnjama nema podataka, a izjave nisu saglasne, te radnje će se ponoviti ukoliko nije doneto prvostepeno rešenje.
O nestalom, oštećenom ili uništenom predmetu ovlašćena službena lica pripremaju izveštaj, a rukovodilac organa u čijoj je nadležnosti predmet rešenjem nalaže njegovo obnavljanje.