Poslovi u neposrednoj vezi sa kancelarijskim poslovanjem obuhvataju oblik i sadržinu podneska, neuredan podnesak, telefonske izjave stranke i akt. O svakom primljenom ili predatom telefonskom saopštenju koje zamenjuje službenu prepisku stavlja se službena zabeleška na predmetu; ona sadrži datum i vreme razgovora, podatke o sagovorniku, sadržinu saopštenja i ime i prezime zaposlenog koji je saopštenje primio ili predao.
Službeni akt obavezno sadrži: zaglavlje (grb, naziv i sedište organa), jedinstvenu identifikacionu oznaku predmeta i akta, datum izdavanja, jedinstvenu identifikacionu oznaku stranke (lično ime i prebivalište, odnosno naziv i sedište), broj podneska na koji se odgovara, tekst akta (jasan i sažet), spisak priloga i ime i prezime lica ovlašćenog za potpisivanje sa funkcijom.
Prilozi uz akt označavaju se ukupnim brojem (npr. priloga pet) ili nazivom, ispod teksta akta sa leve strane. Datum i vreme izdavanja akta je trenutak pridruživanja kvalifikovanog vremenskog žiga, koji se dodeljuje posle potpisivanja akta kvalifikovanim elektronskim pečatom ili potpisom. Kopija akta u papirnom obliku može se dostaviti bez potpisa i pečata ako se autentičnost može proveriti elektronskim uvidom u originalni dokument.