U skladu sa Bečkom i Pariskom konvencijom, datumi (dan, mesec i godina) upisuju se arapskim ciframa tako što se dan i mesec označavaju sa dve cifre, a godina sa četiri, dok se prvih devet dana u mesecu i prvih devet meseci u godini označavaju brojevima od 01 do 09. Pored naziva mesta upisuje se i naziv države u kojoj se to mesto nalazi ako nije u RS, s tim da se nazivi mesta i država upisuju ortografski, a za države u kojima nije u upotrebi latiničko pismo — prema engleskoj ili francuskoj ortografiji.
Za upisivanje određenih podataka u izvode koriste se posebne oznake: za muški pol M, za ženski pol F, za brak Mar, za razvod Div, za poništenje braka A, za smrt D, za smrt ženika Dm, za smrt neveste Df. Iza ovih oznaka navode se datum i mesto događaja, a pored oznake Mar navode se i prezime i ime supružnika; ostali podaci upisuju se na način uređen Uputstvom o vođenju matičnih knjiga i obrascima matičnih knjiga.
U izvode se podaci upisuju čitko, a nijedan podatak se ne sme precrtavati, prepravljati preko teksta ili brisati. Ako se u obrazac izvoda upiše pogrešan podatak tako da se ne može koristiti u svrhu za koju je namenjen, obrazac se komisijski uništava na način predviđen propisima o kancelarijskom poslovanju o izlučivanju bezvrednog registraturskog materijala. O izdatim izvodima vodi se Evidencija o izdatim izvodima namenjenim inostranstvu.