Čuvanje dokumentarnog materijala obuhvata način postupanja sa materijalom pošto u Pisarnici dobije status arhiviran (upiše se datum i vreme arhiviranja uz kvalifikovani vremenski žig) i proveri da li je predmet završen i da li se u njemu nalaze prilozi koje treba vratiti strankama. Ključnu ulogu u određivanju postupanja ima Lista kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, koju odobrava nadležni javni arhiv.
Predmeti se posle statusa arhiviran odlažu u elektronsku arhivu Pisarnice; materijal se upisuje u arhivsku knjigu u elektronskom obliku, po godinama i klasifikacionim oznakama. Arhivska knjiga se vodi u neprekidnom nizu brojeva, kao opšti inventarski pregled celokupnog materijala, i ne zaključuje se na kraju godine. Arhiviran materijal se automatski upisuje u softversko rešenje eArhiv. Papirni materijal koji nije vraćen stranci čuva se u omotu predmeta u arhivi pisarnice; obrađivač ga ne može zadržati van arhive duže od 30 dana.
Izdvajanje bezvrednog materijala radi uništavanja sprovodi se po zakonu o arhivskoj građi. Stvaralac je dužan da posle odabiranja arhivske građe izdvoji radi uništavanja materijal kome je istekao rok čuvanja — godinu dana od dana isteka roka. Kada su stvaraoci državni organi, JLS, ustanove i imaoci javnih ovlašćenja, materijal se uništava tek po pribavljenom odobrenju nadležnog javnog arhiva u pisanoj formi, i to samo za materijal koji je prethodno evidentiran u arhivskoj knjizi.