Predmet se evidentira u Pisarnici u Evidenciji predmeta posle formiranja predmeta (dodele statusa formiran), istog dana i pod istim datumom pod kojim je podnesak i drugi materijal primljen. Izuzetak je situacija kada se zbog velikog broja primljenog materijala ili drugih opravdanih razloga predmeti ne mogu evidentirati istog dana — tada se evidentiraju najkasnije sledećeg radnog dana, pre evidentiranja nove pošte, i to pod datumom kada su primljeni.
U Evidenciju predmeta upisuju se podnesci i materijal po kome organ postupa u upravnom i vanupravnom postupku, a ne upisuju se pošiljke koje ne predstavljaju službenu prepisku (računi, službena glasila, časopisi, knjige, pozivi za sednice i sastanke, prospekti i slično). Svaki organ dužan je da vodi evidenciju o predmetima koje njegove područne jedinice izvan sedišta vode iz nadležnosti tog organa.
U Pisarnici je omogućeno pretraživanje i kreiranje dnevnih i periodičnih izveštaja (o kretanju predmeta, rešenim i nerešenim predmetima, godišnji izveštaji po upravnim oblastima, analitički izveštaj o nerešenim predmetima na kraju godine). Na početku svake kalendarske godine devetocifrena jedinstvena oznaka podneska vraća se na početnu vrednost 000000001 uz četvorocifrenu oznaku tekuće godine. Ako prestane rad Pisarnice, nastavlja se prijem podnesaka i izdaje potvrda bez jedinstvene identifikacione oznake.