Organ preko Pisarnice obezbeđuje da se dokumentarni materijal klasifikuje po materiji, svrstan u glavne grupe, grupe i podgrupe, u skladu sa poslovima iz delokruga rada organa. Predmeti i akti se klasifikuju po materiji u deset glavnih grupa (od 0 do 9).
Glavne grupe su: 0 – državno uređenje, organizacija i rad organa; 1 – rad, radni odnosi i socijalno osiguranje; 2 – lična stanja građana, državna i javna bezbednost; 3 – privreda; 4 – finansije; 5 – zdravlje i socijalna zaštita; 6 – prosveta, nauka, kultura, sport, intelektualna svojina, javno informisanje i mediji; 7 – sudstvo, tužilaštvo i pravobranilaštvo; 8 – odbrana; 9 – međunarodna saradnja i evropske integracije.
Po decimalnom sistemu vrši se dalje raščlanjavanje glavnih grupa na grupe (dvocifreni broj) i podgrupe (trocifreni broj). Postupak se označava trocifrenim brojem, a dokumentarni materijal razvrstava se u vrstu dokumenta koja se označava dvocifrenim brojem (npr. 01 – podnesak, 04 – akt organa, 05 – žalba, 06 – odluka organa, 07 – tužba, 08 – odluka suda).