Dokumentarni materijal je celina dokumenata ili zapisa nastalih ili primljenih radom državnih organa, organa teritorijalne autonomije, JLS i drugih imalaca javnih ovlašćenja, u izvornom ili reprodukovanom obliku, bez obzira na formu i format beleženja. Red u određivanju vrste dokumentarnog materijala radi razvrstavanja, evidentiranja i arhiviranja uspostavlja se na osnovu Šifarnika kategorija dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Šifarnik kategorija sadrži klasifikaciju predmeta i akata po materiji, zatim oznaku postupka, oznaku i vrstu dokumenta i na kraju rok njihovog čuvanja. Rokove čuvanja klasifikovanog dokumentarnog materijala odobrava Arhivista nadležnog javnog arhiva, pristupom pojedinačnoj listi kategorija u Pisarnici.
Šifarnik sadrži trocifrenu klasifikacionu oznaku predmeta po materiji, trocifrenu oznaku postupka, dvocifrenu oznaku dokumenta, vrstu dokumenta i rok čuvanja; da bi bio operativan, prethodno ga odobrava administrator Pisarnice. Zatim administrator organa u Pisarnici upisuje šifarnik u odnosu na delatnost i poslove iz svoje nadležnosti.