Dokument koji sadrži tajni podatak označava se odgovarajućim stepenom tajnosti, iznad naziva dokumenta, na vrhu svake stranice, na sredini; oznaka se ispisuje tamnijim slovima većeg formata od teksta. Dokument označen stepenom državna tajna dodatno se označava podvlačenjem oznake crnom linijom. Ako dokument sadrži podatke različitog stepena, oni se mogu označiti skraćenicama DT (državna tajna), SP (strogo poverljivo), P (poverljivo) i I (interno), a ceo dokument označava se oznakom višeg stepena tajnosti.
O promeni stepena tajnosti obaveštavaju se korisnici tajnog podatka, a uz dokument se prilaže odluka o promeni. Prestanak tajnosti označava se precrtavanjem oznake stepena i upisivanjem PRESTANAK TAJNOSTI, uz razlog, datum prestanka i potpis lica koje je izvršilo upisivanje. Radi evidentiranja akata označenih kao tajni podaci ustrojava se posebna Evidencija o tajnim podacima, koja se vodi odvojeno od ostalih evidencija, u ukoričenim knjigama koje se koriste za više godina, s tim što se svaka godina posebno zaključuje.
U prijemni štambilj, ispred klasifikacione oznake predmeta, upisuju se slova stepena tajnosti (DT, SP, P, I). Ako predmet evidentiran u Pisarnici u toku postupka bude označen kao tajni podatak, ponovo se evidentira u Evidenciji o tajnim podacima, uz povezivanje brojeva. Omot spisa u kome se čuva tajni dokument označava se istim stepenom tajnosti; boja prednje strane omota za državnu tajnu je crvena.