Putna isprava je javna isprava kojom se dokazuje identitet i državljanstvo i koja omogućava prelazak državne granice. Osnovna putna isprava je pasoš; u putovanjima unutar određenih zemalja može se koristiti i lična karta (npr. za građane EU u okviru Šengenske zone, a za građane Srbije u zemljama regiona po posebnim sporazumima). Vodič mora voditi računa da svi članovi grupe imaju važeće putne isprave pre polaska na međunarodno putovanje.
Viza je odobrenje (dozvola) koje strana država izdaje za ulazak, boravak ili tranzit na svojoj teritoriji. Vizni režim zavisi od države i može biti bezvizni (za određene zemlje i dužinu boravka), sa vizom koja se pribavlja unapred, ili sa vizom na granici. Građani Srbije imaju bezvizni režim sa mnogim zemljama (npr. Šengen do određenog broja dana), ali za pojedine zemlje viza je obavezna. Provera viznog režima pre putovanja je obavezan deo pripreme.
Kretanje i boravak stranaca u Srbiji uređeni su zakonom: stranci koji ulaze u zemlju moraju imati važeću putnu ispravu i, po potrebi, vizu, a boravak (prijava boravišta) prijavljuje se nadležnom organu. Za turiste smeštene u ugostiteljskim objektima prijavu obično vrši objekat. Vodič treba da poznaje osnovna pravila ulaska, boravka i kretanja stranaca da bi ispravno savetovao grupu i izbegao probleme na granici ili tokom boravka.