Pre dostavljanja podneska i drugog dokumentarnog materijala u rad organu, odnosno organizacionoj jedinici, pisar je dužan da proveri da li primljeni podnesak pripada predmetu koji je već evidentiran u Pisarnici, i ako pripada mora izvršiti njihovo združivanje.
Združivanje se vrši pridruživanjem dokumentarnog materijala predmetu, koji, pored oznake i naziva vrste dokumentarnog materijala, dobija prvi slobodan trocifreni redni broj. Odmah nakon združivanja, obrađivač predmeta u Pisarnici dobija obaveštenje da je predmetu koji mu je dodeljen u rad združen dokumentarni materijal.
Prilikom združivanja podneska sa predmetom koji je arhiviran, menja se status predmeta u u obradi, i predmet ponovo postaje dostupan organu, odnosno organizacionoj jedinici za postupanje po njemu.