Vođenje službenih evidencija je od velikog značaja za uredno obavljanje poslova i praćenje rada, kao i za zaštitu podataka o ličnosti i pravilno rukovanje podacima. ZKM propisuje obavezu vođenja evidencija o: podnetim prijavama, peticijama i predlozima građana; podnetim pritužbama na rad komunalnih milicionara; upotrebljenim sredstvima prinude i drugim primenjenim ovlašćenjima; audio i video snimcima; privremeno oduzetim predmetima; izdatim službenim legitimacijama; i opremi i sredstvima.
Svaka evidencija ima svoju svrhu i sadržinu (podatke koji se unose). Ta pitanja uređuje Pravilnik o sadržini evidencija komunalne milicije, načinu njihovog vođenja i uništavanju određenih podataka, koji propisuje i rokove čuvanja. Podaci za čijim je čuvanjem prestala potreba uništavaju se po pravilima tog pravilnika; svi lični podaci čuvaju se u skladu s propisima o zaštiti podataka o ličnosti.
Na primer, podaci iz evidencije o podnetim prijavama, peticijama i predlozima građana čuvaju se tri godine. Evidencije obezbeđuju transparentnost, mogućnost nadzora nad primenom ovlašćenja i zaštitu prava građana.