Matične knjige vodi matičar, koji ima zamenika. Za jedno matično područje određuje se jedan matičar i jedan ili više zamenika matičara. U slučaju privremene sprečenosti i matičara i njegovog zamenika, ministar — na predlog funkcionera koji rukovodi organom kome su povereni poslovi — ovlašćuje zaposlenog u tom organu da privremeno obavlja poslove matičara; taj zaposleni mora ispunjavati zakonom propisane uslove za obavljanje poslova matičara, odnosno zamenika.
Matičar, odnosno zamenik matičara može biti lice koje ima stečeno visoko obrazovanje na osnovnim akademskim studijama u obimu od najmanje 180 ESPB bodova, osnovnim strukovnim studijama, odnosno na studijama u trajanju do tri godine, položen poseban stručni ispit za matičara i ovlašćenje za obavljanje poslova matičara. Poseban stručni ispit polaže se pred komisijom ministarstva nadležnog za sistem državne uprave, po programu koji donosi ministar. Ovlašćenje za obavljanje poslova, nakon položenog ispita, daje ministar na predlog funkcionera koji rukovodi organom. Ministarstvo vodi evidenciju o položenom ispitu i evidenciju o datim ovlašćenjima.
Stručno usavršavanje je pravo i dužnost matičara da stiče znanja i veštine, odnosno sposobnosti za izvršavanje poslova matičara, i ostvaruje se u skladu sa zakonom koji uređuje prava i dužnosti zaposlenih u jedinicama lokalne samouprave. Poseban sektorski program obuke matičara za svaku godinu priprema, razvija i donosi ministarstvo nadležno za sistem državne uprave, nakon sprovedenog postupka utvrđivanja potreba za sektorskim stručnim usavršavanjem.