Matične knjige vode se u elektronskom i papirnom obliku; u elektronskom obliku vode se u Registru matičnih knjiga. Knjige se vode u sedištu matičnog područja i za čitavo matično područje. Registar matičnih knjiga je jedinstvena baza podataka o ličnom stanju građana koja se vodi u elektronskom obliku i sadrži osnovne službene evidencije — matične knjige rođenih, venčanih i umrlih.
Matične knjige u Registru za tekuću godinu vodi matičar ovlašćen za vođenje matične knjige u papirnom obliku. Matičar je dužan da bez odlaganja izvrši upis u oba oblika: uz upis u Registar odmah upiše i u papirnu knjigu, i obrnuto. Uslove za vođenje Registra obezbeđuje ministarstvo nadležno za sistem državne uprave, a Registar može biti smešten i izvan sedišta ministarstva. Ministarstvo je dužno da obezbedi neprekidno funkcionisanje informacionog sistema formiranjem sekundarne baze podataka i sekundarnog računarskog sistema, koji mora biti udaljen od primarnog, čime se obezbeđuje kontinuitet rada u slučaju poplave, požara i drugog vida uništavanja.
Registar matičnih knjiga povezuje se sa službenim evidencijama i registrima u kojima se vode podaci koji se izvorno upisuju u matične knjige, ako postoje pravni osnov i tehnički uslovi. Registar obezbeđuje podatke za vršenje poslova državnih organa, autonomnih pokrajina, lokalnih samouprava i imalaca javnih ovlašćenja, u skladu sa propisom o opštem upravnom postupku. Ministarstvo iz Registra preuzima podatke potrebne za ažuriranje svojih evidencija i podatke o činjenici smrti radi promena po službenoj dužnosti u jedinstvenom biračkom spisku. Podaci i ispravke čuvaju se sa datumom i vremenom unosa i podacima o matičaru koji je izvršio unos ili ispravku.