U matičnu knjigu umrlih upisuju se podaci o smrti: ime i prezime umrlog (i prezime pre zaključenja braka); pol; dan, mesec, godina i čas smrti; mesto i opština smrti (a za smrt u inostranstvu i država); datum i mesto rođenja; bračni status; JMBG; državljanstvo; prebivalište i adresa; podaci o supružniku i roditeljima; lice ili ustanova koja je prijavila smrt; kao i proglašenje nestalog lica za umrlo i smrt utvrđena u sudskom postupku. Činjenicu smrti dužni su da prijave članovi porodice sa kojima je umrli živeo, a ako njih nema — druga lica sa kojima je živeo ili članovi porodice koji su saznali za smrt, lica u čijem je stanu smrt nastupila, a ako ni njih nema — lice koje je prvo saznalo za smrt. Smrt lica u zdravstvenoj ustanovi prijavljuje ustanova elektronskim putem; smrt u vojnom objektu, zavodu za izvršenje krivičnih sankcija ili ustanovi za smeštaj učenika i studenata prijavljuje ta ustanova.
Činjenica smrti prijavljuje se matičaru u roku od tri dana od dana smrti, odnosno od dana nalaženja leša; ako je posebnim propisom za sahranu određen kraći rok, smrt se mora prijaviti pre sahrane; organ koji vrši uviđaj prijavljuje smrt u roku od 15 dana od izvršenog uviđaja. Pri prijavljivanju mora se podneti potvrda o smrti (izdaje je zdravstvena ustanova elektronski, ili lekar koji je utvrdio smrt van ustanove) — bez potvrde o smrti upis se ne može izvršiti. Umrli se može sahraniti pre prijave smrti samo uz dozvolu nadležnog organa; podaci u evidenciji o izdatim dozvolama čuvaju se trajno.
Činjenica smrti upisuje se u MKU matičnog područja gde je smrt nastupila, a ako mesto smrti nije poznato — gde je leš nađen; izuzetno, u vanrednim situacijama — gde se umrli sahranjuje. Proglašenje nestalog lica umrlim i smrt utvrđena u sudskom postupku upisuju se u MKU područja poslednjeg prebivališta tog lica, na osnovu pravnosnažne odluke suda; ako je poslednje prebivalište nepoznato ili je bilo u inostranstvu — po mestu rođenja, a ako je umrli rođen u inostranstvu — po sedištu suda.