Matične knjige u papirnom obliku čuva matičar. Vode se u obliku knjige tvrdog poveza u kojoj su sve strane numerisane. Na korici i prvoj nenumerisanoj strani odštampan je naziv matične knjige — Matična knjiga rođenih, Matična knjiga venčanih ili Matična knjiga umrlih.
Na prvoj nenumerisanoj strani, ispod naziva, upisuje se opština odnosno grad i naziv matičnog područja za koje se knjiga vodi, sedište matičnog područja, datum prvog upisa sa oznakom prvog tekućeg broja i datum poslednjeg upisa sa oznakom poslednjeg tekućeg broja; to potpisuje matičar punim imenom i prezimenom i overava pečatom organa — imaoca javnih ovlašćenja. Ako se promeni naziv opštine, grada ili matičnog područja, novi naziv upisuje se u produžetku ranijeg, sa datumom promene. Na poslednjoj nenumerisanoj strani upisuje se zabeleška o broju numerisanih strana, koju potpisuje matičar i overava pečatom.
Matične knjige se zaključuju na kraju svake kalendarske godine, 31. decembra, i taj dan i mesec, uz godinu za koju se knjiga vodi, upisuju se kao datum zaključenja. Matična knjiga se zaključuje upisom odgovarajuće zabeleške koju potpisuje matičar, a overava potpisom i pečatom organa i funkcioner koji rukovodi tim organom.