U matične knjige upisuju se samo podaci propisani zakonom i drugim propisima, koji su prijavljeni ili sadržani u aktu nadležnog organa ili ustanove. Činjenice i podaci utvrđuju se pre upisa u skladu sa Zakonom o opštem upravnom postupku, a ako postoji osnovana sumnja da je podatak netačan, matičar je dužan da ga proveri pre upisa. Upisi se vrše po redu prispeća prijava, a prijava može biti podneta pismeno, usmeno ili elektronski; o usmenoj prijavi sačinjava se zapisnik na propisanom obrascu. Prijavljeni podatak upisuje se bez odlaganja, a izuzetno se upis može odložiti radi provere, o čemu se vodi posebna evidencija.
Činjenice rođenja, zaključenja braka ili smrti upisuju se pod tekućim brojevima, od broja 1 do broja kojim se završava poslednji upis istekom kalendarske godine, arapskim brojevima. Datumi se upisuju tako što se dan piše arapski (od 01 do 31) i u zagradi slovima, mesec samo slovima, a godina arapskim brojem; časovi od 00 do 24, minuti od 00 do 60. Podatak upisan po usmenoj prijavi matičar je dužan da pročita licu koje ga je prijavilo (kod braka supružnicima i svedocima) i u rubriku Primedbe upisuje zabelešku o čitanju, nakon čega upis potpisuju prijavilac, odnosno supružnici i svedoci. Upis u papirnu knjigu matičar overava potpisom, a upis u elektronsku potpisuje digitalno kvalifikovanim elektronskim sertifikatom, čime se upis smatra zaključenim.
Odluke o rođenju, zaključenju braka i smrti i o promenama u vezi s tim činjenicama nadležni organi su dužni da dostave matičaru radi upisa najkasnije u roku od 15 dana od pravnosnažnosti. U matičnu knjigu rođenih upisuju se brojne zabeleške o promeni (priznanje očinstva, utvrđivanje i osporavanje materinstva i očinstva, promena pola, promena ličnog imena, usvojenje, lišenje i vraćanje roditeljskog prava, starateljstvo, poslovna sposobnost, zaključenje i prestanak braka, smrt i drugo), u matičnu knjigu venčanih promena ličnog imena i prestanak braka, a u matičnu knjigu umrlih naknadno utvrđeni identitet i ukidanje rešenja o proglašenju nestalog lica za umrlo. Podaci se upisuju na srpskom jeziku ćiriličkim pismom, uz pravo pripadnika nacionalne manjine na upis ličnog imena prema jeziku i pravopisu manjine, što ne isključuje paralelan upis na srpskom.