Činjenice od značaja za postupanje utvrđuju se dokazima, a dokazivanje počinje kada organ ustanovi koje su to činjenice i koje su od njih sporne. Ne dokazuju se opštepoznate činjenice ni činjenice čije postojanje zakon pretpostavlja (kod ovih drugih dozvoljeno je dokazivati da ne postoje, ako zakonom nije drukčije određeno); moguće je odlučiti i na osnovu činjenica koje su učinjene verovatnim, ako je to zakonom određeno. U oblasti matičnih knjiga dokazni postupak se sprovodi pred stvarno i mesno nadležnim organom, a moguće je i posredno izvođenje dokaza preko drugog organa — s tim da i taj zamoljeni organ mora biti stvarno nadležan u poverenim poslovima matičnih knjiga.
Mnoge pravne stvari su istovremeno date u nadležnost organima uprave i sudovima (podaci o rođenju utvrđuju se pred organom uprave u postupku upisa i pred sudom u vanparničnom postupku utvrđivanja vremena i mesta rođenja; podaci o smrti pred organom uprave i pred sudom u postupku dokazivanja smrti). Zato je od posebnog značaja da se organu uprave omogući dostavljanje sudskih spisa na osnovu kojih može utvrditi pravo stanje stvari, tim pre što je organ dužan da odlučne činjenice utvrdi nezavisno od toga da li je stranka na njih ukazala.
Značaj dostavljanja sudskih spisa proizlazi i iz osnovnog pravila da se osnovni upis činjenice rođenja, zaključenja braka ili smrti jednog lica, zasnovan na određenom činjeničnom stanju, može izvršiti samo jednom, a drugi upis tog lica moguć je samo ako je to zakonom izričito dozvoljeno — čime se sprečava da odluke oba organa dovedu u pitanje izvršenje. Tako je izjava o priznanju očinstva muškarca koga je majka navela kao oca, data u postupku pred sudom (bez obzira na predmet i vrstu sudskog postupka), dokaz koji se mora dostaviti organu uprave radi utvrđivanja stanja stvari o kome odlučuje.