U fazi donošenja odluke donose se dve vrste upravnih akata: zaključak, kojim organ upravlja postupkom i koji se donosi kada procesnim zakonom nije određeno da se donosi rešenje, i rešenje, kojim se odlučuje o pravu, obavezi ili pravnom interesu stranke i koje predstavlja meritum na osnovu kojeg se postupak završava. Specifičnost oblasti matičnih knjiga je u tome što se svi pokrenuti postupci ne završavaju formalnom odlukom — ima i onih koji se završavaju neformalnim upravnim aktom, čije se postojanje dokazuje implicitnom radnjom organa, odnosno izvršenim upisom određene činjenice u matičnu knjigu. Neformalna odluka je moguća uvek kada se postupa po prijavi rođenja, prijavi zaključenja braka i prijavi smrti radi upisa (u zemlji ili inostranstvu), ako ne postoje sporne činjenice; njoj po pravilu prethodi neposredno odlučivanje.
U svim drugim postupcima u oblasti matičnih knjiga postupak se završava donošenjem formalne odluke — rešenja. Osnovno pravilo je da se upravna stvar reši u celini, pa se obično donosi rešenje kojim se istovremeno odlučuje o svim zahtevima stranke; od izuzetaka je moguće doneti delimično ili dopunsko rešenje, ali ne i privremeno rešenje, jer u pitanjima ličnog statusa građana uspostavljanje privremenih stanja nije moguće (niko ne može biti privremeno upisan u matičnu knjigu, privremeno priznati očinstvo, privremeno se roditi ili umreti).
Delimično rešenje organ donosi kada to nalažu razlozi celishodnosti da se o određenom pitanju odluči posebnim rešenjem, nakon čega se postupak nastavlja radi odlučivanja o preostalim pitanjima — na primer, upis deteta u MKR bez podataka o ocu (kad je muškarac koga je majka navela nedostupan) da bi dete ostvarivalo druga prava, uz nastavak postupka za utvrđivanje očinstva. Dopunsko rešenje donosi se nakon nekog prethodnog rešenja, najčešće zbog propusta organa, po službenoj dužnosti ili predlogu stranke, kada rešenjem nije odlučeno o svim zahtevima (npr. kad je organ propustio da u dispozitivu upisa smrti navede sve podatke koji se upisuju).