Faze upravnog postupka odgovaraju zbirnim radnjama pokretanja postupka, ispitnog postupka, donošenja odluke, žalbenog postupka, postupka po vanrednim pravnim sredstvima i izvršnog postupka. Sve faze nisu obavezne (npr. žalbeni postupak posle donošenja odluke), ali se ne mogu preskakati faze koje prethode sledećoj, jer su međusobno povezane i uslovljavaju jedna drugu. Upravni postupak u oblasti matičnih knjiga po pravilu se pokreće po službenoj dužnosti od nadležnog organa kome su poverena javna ovlašćenja za rešavanje u prvostepenom postupku.
Postupak može biti iniciran i predlogom stranke, ali da bi ga organ pokrenuo, to lice mora imati stranačku legitimaciju — dokazati da štiti svoje pravo ili pravni interes (npr. dopunu podataka u matičnoj knjizi može zahtevati samo lice na koje se ti podaci odnose ili zakonom precizno utvrđena lica — član uže porodice, usvojitelj, staratelj). Od predloga stranke treba razlikovati treća lica koja po materijalnom zakonu imaju obavezu prijavljivanja činjenice (zdravstvena ustanova za rođenje, ustanova za smrt) — ona izazivaju upravnu intervenciju, ali im zakon ne daje položaj stranke, ona su samo prijavioci.
Poseban način pokretanja postoji kada se postupak pokreće prema većem broju nepoznatih ili unapred neodređenih lica sa bitno istim zahtevom (npr. obnavljanje matičnih knjiga) — tada se postupak pokreće putem javnog saopštenja i može se voditi kao odvojen za svaku stranku (poseban akt) ili kao jedan postupak sa jednim rešenjem — generalnim upravnim aktom, koji sadrži podatke po kojima su lica postala odrediva. Postoji i mogućnost spajanja više upravnih stvari u jedan postupak kada više stranaka podnese odvojene zahteve iste sadržine (odnose se na isto lice, isto činjenično stanje, isti pravni osnov) — što se često sreće u postupku za ispravku greške u matičnoj knjizi za umrlo lice koji pokrene više lica sa pravnim interesom (rasprava zaostavštine).