Da bi organ doneo rešenje u konkretnoj upravnoj stvari, nije dovoljno da poznaje zakon, već je potrebno da u postupku do donošenja rešenja (ispitnom postupku) bude upoznat sa pravno relevantnim činjenicama i utvrdi pravo stanje stvari. Ispitni postupak u oblasti matičnih knjiga zasnovan je na raspravnom načelu (neposredno odlučivanje) i na istražnom načelu (poseban ispitni postupak), a koji će se primeniti zavisi od vrste zahteva i činjeničnog stanja.
Neposrednom odlučivanju se pristupa odmah nakon pokretanja ako je postupak zasnovan na aktu zakonom ovlašćenog prijavioca po službenoj dužnosti, ako organ raspolaže dokazima na osnovu kojih može na nesumnjiv način utvrditi sve činjenice i okolnosti za donošenje zakonite i pravilne odluke, i ako za njeno donošenje nije potrebno posebno saslušanje stranke radi zaštite njenih prava.
Poseban ispitni postupak, nasuprot neposrednom odlučivanju, posvećen je utvrđivanju odlučnih činjenica i daje strankama mogućnost da učestvuju i brane svoja prava; sprovodi se u svim slučajevima kada je obavezna usmena rasprava, kao i kada nije dozvoljeno neposredno odlučivanje. Jednostavnije rečeno, poseban ispitni postupak se sprovodi uvek kada se navodi stranke ne mogu a priori uzeti kao dokazane činjenice, već je organ dužan da ispita njihovu saglasnost sa stvarnošću — na primer, majka vanbračnog deteta može u prijavi rođenja označiti muškarca koga smatra ocem, ali se ta izjava ne može smatrati dokazanom činjenicom očinstva dok taj muškarac ne dâ izjavu o priznanju očinstva pred nadležnim organom.