Pitanje nadležnosti u upravnom postupku u oblasti matičnih knjiga uređeno je zakonom, što znači da se nadležnost ne može menjati dogovorom organa, organa i stranaka ili samih stranaka. U pogledu stvarne nadležnosti, poslovi matičnih knjiga su u delokrugu ministarstva nadležnog za poslove državne uprave, ali je materijalnim zakonom nadležnost za rešavanje u prvostepenom postupku preneta na opštine, gradove i grad Beograd; ove poverene poslove, prema pravilima o stvarnoj funkcionalnoj nadležnosti, izvršava opštinska uprava, odnosno gradska uprava, odnosno gradska uprava grada Beograda.
Preciziranje stvarne funkcionalne nadležnosti je posebno važno jer se bez njega ne bi znalo koji je organ opštine stvarno nadležan da izvršava poverene poslove matičnih knjiga, što se s obzirom na specifičnosti oblasti ne bi moglo prevazići ni pravilima opšteg upravnog postupka o stvarnoj nadležnosti. Time se izbegava mogućnost određivanja pretpostavljene stvarne nadležnosti.
Za rešavanje u prvostepenom upravnom postupku za područje jedinica lokalne samouprave sa teritorije Autonomne Pokrajine Kosovo i Metohija propisana je posebna (delegirana) stvarna nadležnost — ti poslovi su povereni gradovima Nišu, Kragujevcu, Kraljevu, Kruševcu, Jagodini, Vranju i Leskovcu, koji ih vrše za tačno određene opštine sa tog područja. Mesna nadležnost se, uz ove specifičnosti, određuje prema pravilima Zakona o matičnim knjigama i opšteg upravnog postupka.