Iako opšte pravilo dozvoljava da umesto stranke procesne radnje preduzme zakonski legitimisan zastupnik, u najvećem broju postupaka u oblasti matičnih knjiga to pravilo se ne primenjuje, jer je neophodno prisustvo same stranke (npr. pri prijavi rođenja deteta van zdravstvene ustanove nije moguće utvrditi činjenično stanje bez učešća majke, koja je prvolegitimisana da pokrene postupak). Kada je učešće zastupnika ipak moguće, to proističe iz posebnog ličnog odnosa zastupnika prema stranci (zakonski zastupnici — roditelji pri prijavi rođenja, lice sa kojim je umrli živeo pri prijavi smrti), a izuzetno i iz isključive volje stranke (sklapanje braka preko punomoćnika).
Pored zastupnika, kao eventualni učesnici mogu se pojaviti svedoci, veštaci i tumači. Svedoci nisu česti — pozivaju se samo kad je to materijalnim zakonom izričito propisano ili kada drugih dokaza nema, a stranka je predložila njihovo učešće. Veštaci su sasvim eventualni učesnici, jer je malo prostora da organ ne ume da oceni činjenice, a sporne situacije se rešavaju kao prethodno pitanje pred drugim organima (materinstvo i očinstvo pred sudom, lično ime pred organom starateljstva).
Tumači su, za razliku od veštaka, česti učesnici u postupku u oblasti matičnih knjiga — svojim stručnim znanjem pomažu u komunikaciji sa licima čiji je maternji jezik drugačiji od jezika postupka ili sa licima sa određenim invaliditetom (oštećenje sluha, slabovida ili slepa lica). Slučajni učesnici su retkost ali su mogući — najčešće su to treća lica koja poseduju javnu ispravu kojom se dokazuju činjenice (npr. bivši bračni drug koji raspolaže izvodom iz MKV u postupku obnove upisa), kao i kuriri (dostavljači) radi utvrđivanja spornih rokova.