Upravno postupanje obuhvata više instituta, od kojih su za oblast matičnih knjiga najznačajniji upravni akt i upravne radnje. Upravni akt je pojedinačni pravni akt kojim organ, neposredno primenjujući propise iz odgovarajuće upravne oblasti, odlučuje o pravu, obavezi ili pravnom interesu stranke ili o procesnim pitanjima; prema vrsti upravni akti se dele na rešenja i zaključke (a mogu imati i drugi naziv ako je posebnim zakonom predviđeno). Pravno dejstvo upravnog akta počinje od kada je stranka obaveštena o njegovom donošenju, osim ako je samim aktom određeno da dejstvo počinje kasnije.
Upravne radnje su materijalni akti organa koji utiču na prava, obaveze ili pravne interese stranaka, kao što su vođenje evidencija, izdavanje uverenja, pružanje informacija, primanje izjava i druge radnje kojima se izvršavaju pravni akti. Za oblast matičnih knjiga karakteristični su materijalni akti: dokumentovanje, akti saopštenja, primanje izjava i akcesorni akti.
Dokumentovanje obuhvata materijalne akte kojima nadležni organ ostvaruje vođenje matičnih knjiga — upis (beleženje) određenih činjenica i podataka o ličnom statusu građana — kao i izdavanje javnih isprava na osnovu matičnih knjiga (izvoda i uverenja). Javnim ispravama koje se izdaju iz matičnih knjiga ne mogu se zasnivati, menjati ni ukidati pravni odnosi, pa im to svojstvo nedostaje da bi bile upravni akti; one dokazuju postojanje činjenice ili stanja i imaju samo posredno dejstvo, za razliku od upravnog akta koji uvek ima neposredno (sopstveno) dejstvo, dok im pravni značaj daje pojačana verodostojnost i pravna snaga dokaza.