Pravna lica i preduzetnici u privatnom obezbeđenju dužni su da vode propisane evidencije — o zaposlenima i njihovim licencama, o ugovorima i štićenim objektima, o izdatom oružju, o upotrebi sredstava prinude, o događajima od bezbednosnog značaja i druge. Evidencije služe za praćenje zakonitosti rada i omogućavaju nadzor. Vode se na propisan način i čuvaju u propisanim rokovima, i moraju biti dostupne MUP-u na uvid.
U radu privatnog obezbeđenja često se obrađuju podaci o ličnosti — snimci video-nadzora, podaci o licima čiji je identitet proveren, evidencije ulazaka. Ovi podaci moraju se obrađivati u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti: prikupljaju se samo u zakonitu i određenu svrhu (bezbednost), u nužnom obimu, čuvaju se propisano i štite od zloupotrebe. Video-nadzor mora biti vidno označen, a snimci se čuvaju samo propisan rok.
Podaci se ne smeju koristiti u druge svrhe (npr. praćenje lica van bezbednosne potrebe), niti prosleđivati neovlašćenim licima. Zloupotreba podataka o ličnosti povlači odgovornost. Službenik obezbeđenja je dužan da čuva kao poverljive sve podatke do kojih dođe u vršenju posla. Zaštita podataka je važan deo zakonitog rada — obezbeđenje štiti bezbednost, ali ne sme narušiti pravo građana na privatnost izvan onoga što je nužno i zakonito.