Da bi mogao da sačini zapisnik o poljskoj šteti i pokrene postupak, poljočuvar mora utvrditi ko je izvršilac. Zato je ovlašćen da od lica zatečenog u nedozvoljenoj radnji (ili za koje postoji osnovana sumnja da je učinilo štetu) zatraži podatke o identitetu — ime, prezime i druge podatke potrebne za zapisnik. Poljočuvar se prethodno predstavlja i pokazuje legitimaciju, čime pokazuje u kom svojstvu postupa.
Prikupljanje podataka obuhvata i podatke o poljoprivrednom zemljištu na kojem je šteta učinjena (parcela, kultura), o vlasniku odnosno korisniku tog zemljišta (oštećenom), i o svedocima ako ih ima. Svi ti podaci ulaze u zapisnik i osnov su za dalji postupak. Poljočuvar prikuplja samo podatke potrebne za utvrđivanje štete i vođenje postupka, u skladu sa propisima o zaštiti podataka o ličnosti.
Ako lice odbije da pruži podatke o identitetu, poljočuvar ne sme primeniti silu — u tom slučaju to konstatuje u zapisniku i, po potrebi, traži pomoć policije radi utvrđivanja identiteta. Poljočuvar postupa pristojno i u granicama ovlašćenja; njegov cilj je da prikupi tačne podatke za verodostojan zapisnik, a ne da ispituje ili pritiska lice. Tačno prikupljeni podaci su temelj uspešnog postupka protiv izvršioca.