Kada utvrdi da je učinjena poljska šteta, poljočuvar je dužan da utvrdi bliža obeležja radnje kojom je šteta pričinjena i da o tome sačini zapisnik. Zapisnik je ključni dokument — on je osnov za dalji postupak protiv izvršioca i za naknadu štete oštećenom. Zbog toga mora biti tačan, potpun i sačinjen na licu mesta ili neposredno posle uočavanja štete.
Zapisnik o poljskoj šteti sadrži, po pravilu: vreme i mesto (parcelu) gde je šteta učinjena; opis radnje i nastale štete (šta je oštećeno i u kom obimu); podatke o poljoprivrednom zemljištu i o vlasniku/korisniku (oštećenom); podatke o izvršiocu (ako je utvrđen) i svedocima; i druge okolnosti značajne za postupak. Po mogućstvu se prilažu i dokazi (fotografije, skice).
Zapisnik potpisuje poljočuvar, a po pravilu se omogućava i licu na koje se odnosi (izvršiocu) i svedocima da ga potpišu ili da stave primedbe; ako lice odbije potpis, to se konstatuje. Verodostojan zapisnik omogućava da nadležni organ (poljoprivredni inspektor, prekršajni organ) povede postupak. Nepotpun ili netačan zapisnik može onemogućiti postupak, pa je pažljivo i tačno sačinjavanje zapisnika jedan od najvažnijih poslova poljočuvara.