Odluka o poljočuvarskoj službi je opšti akt jedinice lokalne samouprave kojim se bliže uređuje služba: poslovi službe, prava i dužnosti poljočuvara, područje delovanja (rejoni), način vršenja poslova, oznake i legitimacija, finansiranje i druga pitanja. Ovom odlukom lokalna samouprava prilagođava organizaciju službe svojim potrebama i uslovima, u granicama zakona.
Organizacija rada obuhvata podelu teritorije na čuvarske rejone (reone), raspoređivanje poljočuvara po rejonima, plan obilaska i način izveštavanja. Poljočuvar je zadužen za određeni rejon koji redovno obilazi, prati stanje useva i zemljišta, i postupa po uočenim nedozvoljenim radnjama. Organizovan i redovan obilazak terena je osnov delotvornosti službe.
Finansiranje službe obezbeđuje se, po pravilu, iz budžeta jedinice lokalne samouprave, a sredstva mogu poticati i iz naknada vezanih za poljoprivredno zemljište. Rad službe usklađuje se sa godišnjim programom zaštite, uređenja i korišćenja poljoprivrednog zemljišta koji donosi lokalna samouprava. Poznavanje sadržaja odluke o službi važno je jer ona konkretno određuje šta poljočuvar radi i kako.